مطمئنا تاکنون به دلیل اینکه آگاهی از چگونگی نوشتن یک نامه رسمی را نداشته اید، یا منظور خود را بخوبی بیان نکرده اید، یا نامه تان خنده دار شده و یا مخاطب شما آنرا ارزش جواب دادن ندانسته است. منظورم بکار بردن لغات و جمله بندی آن نامه نیست. نامه ای که شما به یک دوست صمیمی و یا اقوام خود که راه دور و نزدیک هستند می نویسید بسیار با ساختار یک نامه رسمی به مخاطبان عنوان شده که در عنوان این نوشته می بینید فرق دارد. یک نامه رسمی یک ساختار منحصر بفرد دارد که طبیعتاً خواننده را حداقل مجاب به دادن یک پاسخ می نماید حتی اگر آن پاسخ منفی باشد، حداقل شما مطمئن می شوید که چند ثانیه ای روی درخواست شما وقت صرف شده است! این طریق برای نامه های فارسی و انگلیسی یکسان است.

بندهای زیر را به دقت بخوانید و با مثال هایی که آورده ام روی یک کاغذ تمرین کنید و در صورت تمایل برای اینجانب ایمیل کنید تا اشکالات آن را در صورت وجود بر طرف نمایم.

ابتدا این نامه را که شخصی برای تقاضای استخدام در یک دانشگاه دارد را خوانده و خود را بجای مخاطب بگذارید. خودتان قضاوت کنید که شورای تصمیم گیری دانشگاه چگونه برخوردی برای این نامه دارد......

مثال

یک نامه برای درخواست جذب هیات علمی:

حضور محترم معاون آموزشی دانشگاه جناب آقای دکتر .....

اینجانب تقاضامندم در صورت امکان سوابق علمی-تحصیلی اینجانب بررسی گردد تا در صورت نیاز این دانشگاه و احراز شرایط توسط اینجانب به عنوان عضو هیات علمی استخدام گردم. لازم به ذکر است که بیان کنم اینجانب مهدی کاروان فارغ التحصیل مقطع کارشناسی ارشد دانشگاه ... بوده و دارای سوابق تحصیلی-کاری مناسب برای تقاضای استخدام هستم، متولد سال 1355، نام پدر مصطفی صادره از اصفهان هستم. اخیراً از طریق جراید مطلع شدم که این دانشگاه در صدد جذب نیروی هیات علمی در رشته مکانیک بوده و طی مصاحبه و بررسی سوابق به استخدام افراد واجد شرایط پرداخته است. همچنین اینجانب علاقمند تدریس در دانشگاه بوده و دارای سوابق تدریس در چند موسسه می باشم. آیا این دانشگاه موقعیت برای بورسیه دکترا فراهم می کند یا خیر؟ همانطور که از برگه ضمیمه مشاهده میکنید اینجانب دارای مدارکی هستم که احراز شرایط استخدامی این دانشگاه را برای اینجانب ایجاد می کند. قبلاً از زحمات جنابعالی و تخصیص وقت برای بررسی نامه اینجانب تشکر می کنم. اینجانب در آزمون دکترا شرکت کرده ولیکن در انتظار پاسخ مصاحبه می باشم. چگونه می توان از نتیجه درخواست اینجانب برای استخدام مطلع شد. چند ماه پیش نیز نامه درخواستی را با شماره 1023/86 به این معاونت ارسال نمودم که پاسخی دریافت نکردم.

این طریقه نوشتن نامه مخاطب را سر درگم کرده و آثار سویی بر روی تصمیم گیری می گذارد!

در اینجا روش نوشتن نامه های رسمی را مرور کنید و ببینید چگونه نامه بالا اصلاح می گردد:

1- معرفی خود (Introduction)

معرفی خود بدین معنی نیست که شما الزاماً قید کنید که شخصی با نام مهدی کاروان هستید. اصولاً برای مخاطب مهم نیست که شما فعلاً مهدی کاروان هستید یا کامران مهدوی با محمد کاردان یا .... چون بحث اصلی مشخصات شناسنامه ای شما و مطرح کردن آنها نیست چون ایشان هم مسوول ثبت احوال نیست. برای او مهم نیست که من صادره از چه شهری هستم و کی بدنیا آمدم. اگر سوال می کنید که اینها می تواند مهم باشد من می گویم: بله مهم است و شما در جای دیگر مفصلاً این اطلاعات را می آورید مثلاً اسمتان در آخر نامه و یا در برگه رزومه بعنوان اطلاعات شخصی.

معرفی خود یعنی ارائه اطلاعاتی که بعنوان پیش زمینه در مورد خودتان و موضوع نامه برای مخاطب مفید است و با این اطلاعات وارد متن اصلی می شود. برای مخاطب این نامه معرفی کردن من آوردن اسمم یعنی "مهدی کاروان" نیست بلکه اطلاعات اساسی در مورد شخص و مربوط به موضوع نامه مهم است. مثلاً اینکه " اینجانب فارغ التحصیل رشته ... از دانشگاه ...." و اینکه "اینجانب دارای سوابق تحصیلی-کاری مناسب برای تقاضای استخدام هستم" و... پس منظور از معرفی کردن، بیان مشخصات شناسنامه ای نمی تواند باشد. اطلاعات با رنگ آبی (در متن اصلاح شده زیر) همان معرفی کردن ابتدایی می باشد.

 2- ارائه اطلاعات اضافی (Extra Information)

در این مرحله باز هم شما سعی می کنید موضوع را باز تر کرده و در پیکره نامه از آنچه بیشتر به فهم منظور شما کمک می کند استفاده می کنید. این اطلاعات اضافی مخاطب را کاملاً در حیطه کسب اطلاعات برای دادن یک پاسخ صحیح به شما یاری می کند. اگر این اطلاعات ناقص باشد مثلاً ممکن است مخاطب نامه بالا فکر کند شما هنوز دانشجو هستید یا مثلاً تقاضای استخدام امور اداری را دارید نه تدریس! اطلاعات اضافی در نامه بالا توسط رنگ نارنجی بیان شده است.

3 - طرح مسئله (Question)

بعد از دو مرحله قبل، در اینجاست که شما هدف از نوشتن این نامه، درخواست و تقاضا، طرح مسئله یا پرسش و بطور خلاصه آنچه شما دنبال جوابش هستید مطرح می شود. در اینجا مخاطب کاملاً درک کرده است که شما کی هستید (نه شناسنامه ای) و چه در توشه دارید و حالا چه می خواهید! مخاطب با توجه به بند 1 و 2 شما و اطلاعات و اختیارات خود جواب نامه را دیگر در ذهن آورده و یا براحتی پیدا خواهد کرد. قضاوت کنید که اگر بندهای 1و 2 نباشد او چگونه می خواهد پاسخ به نامه ای بدهد که فاقد اطلاعات کافی برای یک تصمیم صحیح است. مطالب مشخص شده با رنگ سبز بیانگر قسمت طرح مسئله می باشد.

4- قدردانی و تشکر (Appreciation)

بعد از سه قسمت قبل رسم بر این است که از آن مخاطب و از اینکه او وقتی را بشما اختصاص داده و یا از زحمات او تشکر شود. این قسمت اجباری نیست ولیکن حکم ادب یک اجبار تلویحی را در آن قرار می دهد. قسمت های مشخص شده با رنگ قرمز این قسمت را در نامه بالا نشان می دهد.

حال بررسی کنید که چگونه لازم است جای برخی از جملات عوض و یا برخی از اطلاعات فعلاً حذف شود. متن زیر متن اصلاح شده نامه بالاست. بنظر شما مخاطب نامه پایین راحت تر به مفهموم نامه پی نبرده و پاسخگویی به آن برایش آسان تر نیست؟ در ضمن اینکه شما یک نامه رسمی نوشته اید و مطلب خود را به شیوه بهتر بیان کرده اید:

نامه اصلاح شده قبل مطابق 4 بند بالا:

حضور محترم معاون آموزشی دانشگاه جناب آقای دکتر .....

اینجانب فارغ التحصیل مقطع کارشناسی ارشد دانشگاه ... بوده و دارای سوابق تحصیلی-کاری مناسب برای تقاضای استخدام هستم. چند ماه پیش نیز نامه درخواستی را با شماره 1023/86 به این معاونت ارسال نمودم که پاسخی دریافت نکردم. همانطور که از برگه ضمیمه مشاهده میکنید اینجانب دارای مدارکی هستم که احراز شرایط استخدامی این دانشگاه را برای اینجانب ایجاد می کند. اینجانب علاقمند تدریس در دانشگاه بوده و دارای سوابق تدریس در چند موسسه می باشم. همچنین اینجانب در آزمون دکترا شرکت کرده ولیکن در انتظار پاسخ مصاحبه می باشم. لازم به ذکر است که بیان کنم اخیراً از طریق جراید مطلع شدم که این دانشگاه در صدد جذب نیروی هیات علمی در رشته مکانیک بوده و طی مصاحبه و بررسی سوابق به استخدام افراد واجد شرایط پرداخته است. لذا تقاضامندم در صورت امکان سوابق علمی-تحصیلی اینجانب بررسی گردد تا در صورت نیاز این دانشگاه و احراز شرایط توسط اینجانب به عنوان عضو هیات علمی استخدام گردم. آیا این دانشگاه موقعیت برای بورسیه دکترا فراهم می کند یا خیر؟چگونه می توان از نتیجه درخواست اینجانب برای استخدام مطلع شد.

قبلاً از زحمات جنابعالی و تخصیص وقت برای بررسی نامه اینجانب تشکر می کنم.